وزارة العدل
مصلحة الشهر العقاري والتوثيق
الإدارة العامة للبحوث القانونية
كتاب دوري رقم ( واحد ) بتاريخ ۲۰۰۰/۱/۱
الى مكاتب الشهر العقاري ومأمورياتها ومكاتب التوثيق وفروعه
إلحاقاً بالكتابين الدوريين رقم 4 لسنة 1953 بشأن محفوظات الشهر والتوثيق ، ٢١٠ لسنة ١٩٦٧ بشأن تنظيم المحفوظات والمواد من ٥٩٥ إلى ٥٩٨ من تعليمات الشهر العقاري والتوثيق طبعه ١٩٩٣ بشأن تنظيم الاطلاع يقسم المحفوظات .
ونظراً لما للمحررات المشهرة أو الموثقة من أهمية بالغة باعتبارها محررات رسمية ووثائق تاريخية وحفاظاً وصوناً لهذه المحررات من العبث أو التلف أو الضياع فقد تقرر مراعاة ما يأتي :-
1 - الدخول الى غرف المحفوظات محظور بتاناً ومهما كانت الأحوال على أفراد الجمهور وعلى موظفي المصلحة على اختلاف درجاتهم إلا لغرض مصلحي وفي حدود ما تقضي به .
٢- المكلفون بالتفتيش على أعمال المكاتب لهم حق الاطلاع على ما يقتضي الاطلاع عليه من أصول المحررات المشهرة أو الموثقة ومرفقاتها وملخصاتها في الدورات التفتيشية .
أما اذا اقتضى الأمر اطلاعهم على محرر ما لغرض مصلحي ، فيقتضي التوقيع من جانبهم على دفتر الاطلاع المشار إليه في المادة ٥٦٦ من تعليمات الشهر طبعة 1993.
3 - يباشر موظفو قلم الشهادات العقارية والتأثير الهامشي والنسخ أعمالهم داخل غرف المحفوظات ولا يصرح بخروج حوافظ أصول المحررات المشهرة أو الموثقة أو المرفقات خارج غرف المحفوظات . لأي سبب كان
4 - رئيس قسم المحفوظات مسئول عن إعادة جميع الحوافظ الى أماكنها بالدواليب المخصصة لها بمجرد الانتهاء من العمل الذي أخرجت من أجله ، وعلى أن تكون جميع الحوافظ في أماكنها في نهاية العمل اليومي وأن تغفل الدواليب بمفاتيحها .
5 - يتم اطلاع الجمهور وموظفي المكتب ومندوبي الصالح الأخرى وموظفي المصلحة من غير المكلفين بالتفتيش في وجود موظف قسم المحفوظات وتحت إشرافه.
٦- لا يجوز بأي حال من الأحوال أن تنقل من مكاتب الشهر العقاري أصول المحررات التي تم شهرها ولا الدفاتر أو الوثائق المتعلقة بالشهر ( م 1 من قانون الشهر العقاري ) ، ( م ٦ من قانون السجل العيني ) .
7 - اذا أصدرت سلطة قضائية قراراً بضم أصل محرر موثق الى دعوى منظورة أمامها وجب أن ينتقل القاضي المنتدب الى المكتب ويحرر بحضوره صورة مطابقة لأصل المحرر ويعمل بذيلها محضر يوقعه القاضي والموثق وكاتب المحكمة المختصة ثم يضم الأصل الى ملف النزاع وتقوم الصورة مقام الأصل لحين رده ( م ۱۰ من قانون التوثيق ) .
8 - على مكاتب الشهر العقاري والتوثيق تأمين غرف المحفوظات بالمكتب بأبواب حديدية يتوافر فيها شروط الأمن والمتانة ، مع غلق الباب بقفلين كبيرين وتأمين النوافذ بستائر حديدية وذلك من سلفة المكتب . على أن يُعهد بمفاتيح أبواب غرف المحفوظات الى اثنين من موظفي المحفوظات بالمكتب من يتوافر فيهم الكفاءة والاستقامة ومن ذوي السمعة الطيبة . على أن يحتفظ كل منهما بمفتاح قفل يختلف عن الآخر ، وتحفظ النسخ الإضافية من المفاتيح لدى أمين المكتب للرجوع إليها عند الاقتضاء .
9 - بالإضافة الى ما ذكر يراعى أحكام المواد من ٥٦٥ الى ٥٦٨ من تعليمات الشهر والتوثيق طبعة ٠١٩٦٣
١٠ - عند انتقال عهدة المحفوظات من موظف لآخر سواء كان ذلك بسبب النقل أو الأجازة التي تزيد عن ثلاثة أيام فتسلم العهدة من محررات مشهرة وموثقة ومرفقات وملخصات تسليما فعلياً ويعمل بذلك محضر من أربع صور لكل منهما صورة والثالثة تحفظ بالمأمورية أو قسم المحفوظات بالمكتب والرابعة ترسل لأمين المكتب لحفظها لديه .
لذا يقتضي العلم ومراعاة تنفيذ ما تقدم ،،،،،،
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق