أعمال وواجبات رؤساء المراقبات العامة للشئون الجنائية

أعمال وواجبات رؤساء المراقبات العامة للشئون الجنائية

ورؤساء مراقبات الشئون الجنائية ورؤساء الأقسام بها

أولا : رئيس المراقبة العامة للشئون الجنائية :

يعمل شاغل هذه الوظيفة بكل محكمة ابتدائية وبكل مأمورية كلية تنعقد بها دائرة أو أكثر للجنح والمخالفات المستأنفة

ثانيا : رئيس مراقبة الشئون الجنائية :

يعمل شاغل هذه الوظيفة بكل محكمة جزئية .

يباشر شاغلوها أعمالهم تحت التوجيه العام لامين عام المحكمة والكتبة الأول

الواجبات والمسئوليات

1 – الإشراف المباشر على أعمال الأقسام التابعة للإدارة

2 – البت في شأن أي خلاف ما بين الموظفين المختصين حول سلامة تعلية وإرفاق الأوراق في ملفات القضايا الواردة من النيابة العامة .

3 – استلام واستخدام الأختام الرسمية للمراقبة ( شعار الجمهورية + البصمة + المراجعة )

4 – متابعة توريد كتبة الجلسات للكفالات أو الرسوم أو الأمانات أو غيرها المسلمة إليهم بسبب وظائفهم أثناء انعقاد الجلسات إلى الخزانة العامة .

5 – الإمساك بدفتر الطعون ( أورنيك 7 مكرر محاكم ) ويباشر إجراءات إرسال الأوراق للجهة المختصة .

6 – رئاسة لجنة غلق وفتح غرفة الحفظ الجنائي بالمراقبة وفق ذات القواعد المنصوص عليها بالمنشور المؤرخ  2/12/1972 إدارة المحاكم .

7 – عرض طلبات استلام الصور طبق الأصل أو الشهادات في القضايا المتداولة بالجلسات على القاضي المختص للنظر فيها ، فإن كانت القضية قد صدر فيها حكم فيختص هو بالبت في الطلب .

8 – مراقبة إعداد الإحصاءات والكشوف الشهرية وتسليمها لقسم المتابعة بالمحكمة الابتدائية .

9 – مراجعة حوافظ المستندات المراد تقديمها بالجلسات والتوقيع عليها وختمها بخاتم المراجعة . ويجب عليه التأكد من اشتمالها على : [1]وصف المستندات وصفا تاما مطابقا لحقيقتها [2]إثبات ما يبين له بأي مستند من كشط أو تصحيح أو إضافة أو أي ملاحظة تبدو له [3] توقيع مقدم الحافظة عليها وعلى كل مستند .

10 – تقدير الرسوم المستحقة عما يقدم من طلبات على اختلاف أنواعها .

11 – المراجعة النهائية والتأشير على ملفات القضايا بما يفيد استيفائها وصلاحيتها للحفظ .

12 – التصريح بإعطاء شهادة لأي من أصحاب الشأن بعدم توقيع الحكم الصادر بالإدانة إذا مضى ثلاثون يوما من صدوره .

ثالثا : رئيس قسم الجدول :

1 – الإشراف على القيد بالجداول ومتابعة سير العمل بها بدءا من استلام ملفات القضايا وتقارير الطعون الواردة من النيابة العامة وتسديد بياناتها بانتظام وحتى الحكم فيها .

2 – البت في شأن أوراق القضايا المختلف في سلامتها ما بين كاتب القسم وبين موظف النيابة المختص بالتسليم ، فإن لم يمكنه ذلك فيعرض الأمر على رئيس المراقبة المختص .

3 – إجراء المطابقة سنويا قبل قفل الجدول على جدول الجنح والمخالفات بالنيابة المختصة .

4 – الإشراف على أعمال القيد بسجل قيد القضايا المحالة على الخبراء الموظفين .

رابعا : رئيس قسم الجلسات :

1 – الإشراف على أعمال توزيع القضايا على كتبة الجلسات المختصين .

2 – متابعة تنفيذ قرارات المحكمة يوم صدورها أو في اليوم التالي على الأكثر .

3 – التوقيع على أجندة الجلسات بنهاية كل جلسة بما يفيد المتابعة واتخاذ الإجراءات اللازمة عند تعديل أي قرار صادر بها .

4 – في أحوال صدور قرار من المحكمة بإخطار النيابة العامة بواقعة خلاف موضوع القضية المطروحة يختص بمتابعة نسخ محضر الجلسة وقرار المحكمة وكافة الأوراق المتعلقة بهذا القرار وإرسالها للنيابة العامة المختصة .

5 – في أحوال تعدد المتهمين في قضية واحدة والحكم بالنسبة للبعض منهم دون الباقين بعدم الاختصاص والإحالة بحكم بات فيختص بمتابعة نسخ أوراق القضية والحكم وإرسال صورة رسمية إلى النيابة العامة المختصة .

6 – الإشراف على عملية تسليم وتسلم الكتبة للأحكام لرئيس قسم النسخ في المواعيد المقررة .

7 – الإشراف على تعلية ما يقدم من مستندات لكتبة الجلسات أولا بأول وحتى تسليم القضية إلى قسم الحفظ .

8 – مراجعة ملفات القضايا قبل تسليمها للحفظ والتأكد من استيفائها وصلاحيتها للحفظ والتأشير عليها بما يفيد مراجعتها وتاريخه .

خامسا : رئيس قسم الصور والشهادات :

1 – الإشراف على تسليم الصور والشهادات إلى ذوي الشأن وسداد الرسم .

2 – متابعة القيد بدفتر قيد طلبات وتسليم صور الأحكام والأوراق [ أورنيك رقم 8 محاكم]

3 – التحقق من نوع الصور والشهادات الواجب تسليمها ومن جواز تسليمها لطالبها وما إذا كانت قضاياها مستحقا عنها أية مبالغ .

4 – التحقق من سلامة ومطابقة الصور للأصول ومن تسليمها لذوي الشأن بعد التحقق من صفاتهم ومن إثباتها في دفاتر الصور .

سادسا : رئيس قسم النسخ :

1 – الإشراف على أعمال النسخ بالقسم .

2 –استلام الأوراق المراد نسخها وتوزيعها على كتبة النسخ .

3 – مراجعة الأحكام بعد نسخها على أصولها .

4 – الإشراف على تسليم الأحكام لمصدرها على السركي المعد لذلك مع إثبات تاريخ الاستلام .

سابعا : رئيس قسم القيودات :

1 – الإشراف على استلام جميع المحررات الخاصة بالمراقبة .

2 – مراجعة قيد صادر ووارد جميع المحررات بالدفاتر

3 – متابعة تسليم المحررات والأوراق للأقسام المختصة .

4 – متابعة تصدير المحررات والأوراق إلى الجهات المرسلة إليها عن طريق هيئة البريد أو بالسركي .

ثامنا : رئيس قسم الحفظ :

1 – الإشراف على كافة أعمال الحفظ ومتابعة انتظامه .

2 – الإشراف على حفظ ملفات القضايا والدفاتر والسجلات بالمحكمة المدة المقررة قانونا واتخاذ الإجراءات اللازمة للتصرف فيها بعد انقضائها .

3 – رئاسة لجنة الدشت

4 – الإشراف على تسليم المستندات المودعة بملفات القضايا لذوي الشأن وفقا للإجراءات والتعليمات المقررة .

5 – الإشراف على إرسال ملفات القضايا المطلوب ضمها لقضايا أخرى ومتابعة ردها .

القواعد التنظيمية لأعمال المراقبة

أولا : قسم الجدول

يختص كاتب الجدول باستلام القضايا الواردة من النيابة العامة إلى محكمته ومراجعة ملفاتها وقيدها بالجدول وتسليمها إلى قسم الجلسات وتسديد الجدول وفقا لما يلي :

1 – يتسلم كاتب الجدول ملفات القضايا الواردة من النيابة والمحدد جلسات لنظرها أو معروضة لإصدار أوامر جنائية فيها على سركي معد لذلك من الموظف المختص بالنيابة العامة .

2 – يجب على كاتب الجدول قبل استلام كل قضية أن يراجع كافة أوراقها ومستنداتها وأن يتأكد من مطابقة تعليتها بدقة ووضوح على ملفها الخارجي وأن قيد ووصف التهمة مظهر بوجه ذات الغلاف ، وعليه بصفة خاصة التأكد من إرفاق تكليف المتهم بالحضور للجلسة المحددة معلنة .

3 – يتعين على كاتب الجدول كذلك التأكد من حالة المستندات المرفقة بملف القضية وسلامة أختام المحرز منها .

4 – يمتنع كاتب الجدول عن استلام ملف أي قضية ورد إليه دون إرفاق ورقة تكليف المتهم بالحضور معلنة .

5 – إذا تبين لكاتب الجدول أن كل أو بعض أوراق القضية غير معلاة أو أن التعلية غير دقيقة أو واضحة فيمتنع عن الاستلام حتى تصحيح الوضع .

6 – في أحوال التقرير بالطعن على الأحكام وكذلك في أحوال تقديم إشكال في تنفيذ الحكم الصادر في القضية يتسلم كاتب الجدول من موظف تنفيذ النيابة المختص اصل تقرير الطعن أو طلب الإشكال مرفق به ملف التنفيذ وشهادة من واقع جدول النيابة المختصة ببيانات القضية .

7 – يمسك الكاتب بجدول القيد ويدرج به أرقام القضايا مسلسلة ثم يثبت أرقامها القضائية بجدول الجنح والمخالفات الجزئية أو المستأنفة بحسب الأحوال بالنيابة التي تتبع دائرة محكمته بدءا بالرقم 1 وحتى آخر رقم يقيد في نهاية العام .

8 – يمسك كاتب الجدول بالمراقبة العامة للشئون الجنائية كذلك بجدول قيد القضايا الواردة لنظر الإشكالات في التنفيذ [ نموذج رقم 10 محاكم جنائية ] ويمسك كاتب الجدول بمراقبة الشئون الجنائية بالمحكمة الجزئية بجدول قيد القضايا الواردة لنظر الإشكالات في تنفيذ الأوامر الجنائية [ نموذج رقم 11 محاكم جنائية ]

9 – عقب استلام الكاتب لملفات القضايا الواردة يتولى تسديد بياناتها بجدول القيد تسديدا منتظما واضحا وكاملا . على أن يكون قيد كل قضية قرين رقمها القضائي المدون سلفا بالجدول . أما في شان قضايا الإشكالات فيتم قيدها تباعا بحسب تاريخ ورودها بأرقام مسلسلة .

10 – يتسلم الكاتب ملفات القضايا التي تقرر الطعن على أحكامها أو التي قدم إشكال في تنفيذها من كاتب الجلسة التي تكون ما تزال بحوزته أو من مراقبة الحفظ ، عدا القضايا المعارض في أحكامها الغيابية وذلك المعتبرة حضورية والتي تكون مازالت في حوزة كاتب جلستها فيكتفى في شأنها بإثبات بيان المعارضة بالجدول .

11 – يقوم كاتب الجدول عقب قيد القضايا الواردة بتسليمها إلى كتبة الجلسات المختصين بقسم الجلسات بعد إثبات بياناتها بدفتر تسليم القضايا لقسم الجلسات [ نموذج رقم 3 محاكم جنائية ] ويوقع كاتب الجلسة المستلم بكتابة اسمه قرين كل قضية بذلك الدفتر ويؤرخ . كما يتسلم تقارير الطعن وقضايا الإشكالات في التنفيذ ومرفقاتها في الأحوال الأخرى .

12 – على كاتب الجدول متابعة ما يجري بشأن القضايا الواردة وموالاة تسديد ما يجد عليها حتى صدور الحكم فيها وإيداع أسبابه .

13 – إمساك سجل قيد القضايا المحالة على الخبراء الموظفين .

 ثانيا : قسم الجلسات :
يبدأ عمل كاتب الجلسة باستلام ملف القضية من الجدول بعد مراجعته والتأكد من سلامة كافة أوراقه وتعليتها وإرفاق ورقة التكليف بالحضور معلنة للمتهم وكذا التأكد من سلامة ما يضمه من مستندات وأوراق محرزة ، فان ثار لديه شك في سلامة أي من هذه الأمور فيجب عليه الامتناع عن استلام ملف القضية ويجب عرض الأمر فورا على رئيس المراقبة المختص . ويجب عليه عقب استلام ملفات القضايا ما يلي :
1 – إثبات القضايا بأجندة الجلسة لليوم المحدد لنظرها بأرقام متسلسلة متتابعة [ رقم الرول ] مرتبة فيما بينها وفقا للنظام التالي ، القضايا التي بها محابيس أولا ثم القضايا المؤجلة ثم الجديدة ثم المعارض فيها ثم قضايا المخالفات ثم القضايا المعروضة على القاضي الجزئي لإصدار أمر جنائي فيها ، على أن يرتب كل نوع بحسب أرقام قضاياه من الأقدم للأحدث . يلي ذلك القضايا المحجوزة للحكم بأرقام مسلسلة مستقلة .
2 – يجب على كاتب الجلسة استيفاء كافة البيانات المدونة بالأجندة بغاية الدقة .
3 – إعداد محاضر الجلسة لكل قضية على حدة وتدوين بيانات صدر المحضر جميعها والاحتفاظ بها ضمن ملف يبقى معه بذات ترتيبها برول الجلسة وتدوينه بطرف المحضر .
4 – إعداد رول رئيس الدائرة وتحرير بياناته وتدوين رقم رول الجلسة بأعلاه ، ثم وضع كافة الرولات مرتبة بملف منفصل ليكون أمام القاضي أثناء اعتلائه المنصة .
5 – إعداد كشف ببيان الجلسات المستقبلة وعدد القضايا المقدمة بكل منها إجمالا ليكون تحت بصر المحكمة أثناء نظر الجلسة إذا ما قررت تأجيل أي دعوى منظورة أمامها .
6 – تحرير رول الحاجب من نسختين وتسليمها إليه قبل الجلسة بوقت كاف ليلصق إحداهما بباب القاعة المخصص للجمهور وليستخدم الثانية في النداء أثناء انعقاد الجلسة .
7 – يجب على كاتب جلسة الجنح والمخالفات المستأنفة أن يعرض قضاياها على رئيس الدائرة ليتولى توزيعها على أعضاء الدائرة والتأشير بذلك وعليه تسليمها لهم قبل الجلسة بوقت كاف لإعداد تقارير التلخيص .
8 – حضور الجلسة بالزي الكامل مراعاة لمظهر المحكمة
9 – تحرير محضر الجلسة بالمداد بخط واضح مقروء ويجب عليه إثبات كافة ما نص عليه قانون الإجراءات الجنائية به والإشارة إلى الأوراق المقدمة والأقوال التي تليت وسائر الإجراءات التي تمت بالجلسة . وعليه إثبات كافة ما يأمر به رئيس الدائرة بإثباته من أقوال وقرارات .
10 – تدوين بيانات محضر الجلسة في صفحات متتالية مرقمة دون كشط أو محوه أو شطب أو إضافة ودون ترك مسافات ولا صفحات بيضاء وعليه التوقيع أولا بأول على كل صفحة من صفحات المحضر وعند الانتهاء من أقوال كل شاهد .
11 – لا يجوز لكاتب الجلسة قبول المستندات إلا إذا كانت مودعة بحافظة تمت مراجعتها وختمها بخاتم المراجعة .
12 – على كاتب الجلسة بنفسه توريد أية كفالات أو رسوم أو أمانات أو غيرها تسلم إليه بسبب وظيفته أثناء انعقاد الجلسة إلى الخزانة العامة بعد إثباتها بالمحضر ، ويحظر عليه تكليف الغير سواء كان من العاملين بالمحكمة أو غيرهم توريد هذه المبالغ .
13 – على كاتب الجلسة استيفاء دمغة المحاماة من المحامي الحاضر لأول مرة أمام المحكمة ولصق طابعها على محضر الجلسة إن لم يكن قد سبق تحصيلها في مرحلة سابقة ، وتتعدد دمغة المحاماة بتعدد المحامين في كل قضية على حدة .
14 – لا يجوز للكاتب إثبات حضور المحامي ولا قبول أية أوراق منه إلا بعد سداد الدمغة المقررة قانونا إلا إذا أمر رئيس الجلسة بإثبات حضوره ودفاعه . وفي هذه الأحوال يجب على الكاتب إثبات امتناع المحامي عن سدادها بالمحضر والمبادرة فور انتهاء الجلسة إلى إخطار نقابة المحامين بامتناعه مع التأشير على محضر الجلسة بما يفيد حصول الإخطار وإرفاق صورته بملف القضية .
15 – في أحوال الطعن بالتزوير على أوراق مقدمة في الدعوى يجب على كاتب الجلسة فور انتهائها وضع الورقة المطعون عليها بالتزوير في حرز مغلف يختم بالجمع بخاتم رئيس الجلسة أو عضو النيابة ويدون عليه مضمونها ورقم القضية الخاصة وموضوعها ، ثم يسلمه من فوره إلى رئيس المراقبة المختص لإيداعه خزينة المحكمة .
16 - عند تقدم الطاعن إلى كاتب الجلسة فعليه تحرير تقرير بالطعن المطلوب من اصل وصورة متضمنا تعيين الورقة المطعون فيها ويدون به اسم الطاعن وصفته في الدعوى ومحل إقامته ويذيل التقرير بتوقيعي الطاعن والكاتب .
17 – إذا ما قررت المحكمة تحقيق الطعن بعرض الأوراق المطعون عليها على قسم أبحاث التزييف والتزوير أو مصلحة تحقيق الأدلة الجنائية يقوم الكاتب بتسليم اصل تقرير الطعن إلى رئيس المراقبة الجنائية المختص ليقوم بدوره بالتأشير بدفتر الطعون [ أورنيك 7 مكرر محاكم ] ويباشر إجراءات إرساله للجهة المختصة ، وعلى الكاتب الاستمرار في قيد القضية بالجلسات التي تؤجل إليها حتى يرد إليه التقرير المطلوب .
18 – إن أمرت المحكمة بإحالة الأوراق للنيابة العامة لتحقيق التزوير وأوقفت الدعوى فعلى الكاتب تسليم اصل ملف القضية بكافة أوراقه إلى قسم القيودات لإرساله بكامله إلى النيابة العامة المختصة مؤشر على غلاف الملف برقم قيد الحرز بخزينة المحكمة .
19 – في أحوال قضاء المحكمة بندب خبير في الدعوى فعلى كاتب الجلسة تلقي إيصال حوالة سداد الأمانة ممن كلفته المحكمة بسدادها وإرفاقه بملف القضية وإثباته بهامش محضر الجلسة . ثم يتولى التأشير بما تم بسجل قيد القضايا المحالة على الخبراء الموظفين لدى الموظف المختص بحفظه بقسم الجدول .
20 – على الكاتب إرسال ملف القضية بالكامل إلى مكتب الخبراء في ذات اليوم أو اليوم التالي على الأكثر عن طريق مراقبة القيودات ، وعليه إنشاء ملف فرعي يضم محاضر الجلسات ورولات القاضي وصور ضوئية من المستندات وشهادة من الجدول ببيانات القضية . ويجب عليه إدراج القضية بأجندة الجلسة ضمن القضايا المؤجلة بملفها الفرعي وحتى ترد إليه بعد إيداع التقرير فيؤشر بالورود بذات السجل ويعرض أوراقها على رئيس الجلسة .
21 – يجب على كاتب الجلسة أن يدرج القضايا المعروضة من النيابة العامة على القاضي الجزئي بطلب استصدار أمر جنائي فيها بنهاية أجندة أول جلسة تالية لتاريخ استلامه لهذه القضايا ولو كان ذلك أثناء العطلة القضائية ، وتعرض ملفاتها على القاضي بغرفة المداولة دون تحرير محاضر لها ولا رولات .
22 – يذيل الكاتب محاضر الجلسات بما أصدرته المحكمة من أحكام وقرارات ويوقع عليها ثم يعرضها على رئيس الجلسة ليوقعها في ذات اليوم أو اليوم التالي على الأكثر . ويراعى أن الأحكام تصدر دوما في جلسة علانية ولو كانت الدعوى قد نظرت في جلسة سرية ، ويجب على الكاتب إثبات منطوق الحكم كاملا في محضر الجلسة والإشارة إلى علانيتها عند النطق به .
23 – يجب على كاتب الجلسة أن يعرض محاضرها في نفس يوم الجلسة على رئيس القسم لمراجعتها والتحقق من مطابقة ما اثبت بها لما دونه رئيس الجلسة بخطه بالرول وليتيقن من استيفاء بيانات المحضر جميعها . وله توجيه كتبة الجلسات لما يعن له من ملاحظات . ورؤساء المراقبة المختصون مسئولون عن مراقبة توريد الكاتب كافة المبالغ المالية التي تسدد أثناء الجلسة .
24 – يستوفى كاتب الجلسة فور نهايتها بيانات الأجندة من واقع محاضرها ورولات القاضي ويثبت بالكتابة بلون مداد مغاير أسفل بيان كل قضية على حدة مضمون الحكم أو الأمر الجنائي أو القرار الصادر فيها مع بيان تاريخ الجلسة المؤجلة إليها إن كان وسبب التأجيل . وعليه كذلك التأشير قرين الأحكام ببيانات تنفيذها وأرقام حصر ما لم يتم البدء في تنفيذه منها .
25 – يدون كاتب الجلسة بنهاية قيد كل جلسة موعد فتحها ونهايتها وأسماء هيئة المحكمة ، ويجب عليه ان يرصد بيانا بما قدم من قضايا لهذه الجلسة وما حكم فيه وتقرر تاجيله مع توضيح النسبة المئوية للفصل في الجلسة ، ويعرض ما سلف جميعه على رئيس الدائرة لمراجعته ، والتوقيع عليه . ذلك بخلاف الكشف الشهري الذي يستخرج شهريا بهذه البيانات .
26 – يجب على الكاتب أن يحرر خلال اليومين التاليين على الأكثر من تاريخ الجلسة كشفا ببيان الأحكام والأوامر الجنائية وقرارات رفضها الصادرة بالجلسة على النموذج المعد لذلك [ نموذج 8 محاكم جنائية ] مشتملا على رقم القضية واسم المتهم والتهمة باختصار ومواد القانون المطبقة والحكم أو الأمر الجنائي . ويتعين عليه تسليم هذا الكشف خلال الأجل المحدد إلى كاتب تنفيذ النيابة وأن يؤشر في أجندة الجلسة بتحريره ويوقع هو وكاتب التنفيذ على الأجندة بتاريخ تسليمه .
27 – على كاتب الجلسة تمكين كاتب الجدول المختص من الإطلاع على أجندة الجلسة عقب توقيعها من القاضي حتى يتسنى له تسديد بيانات جدوله أولا بأول .
28 – يجب على كاتب الجلسة أن يبادر فور انتهائها إلى تنفيذ ما يخصه من قرارات صدرت في قضاياها سواء بإعداد مكاتباتها أو ما يكون مطلوبا ، فإن كان القرار بالتأجيل فعليه إدراج القضية بالأجندة في يوم الجلسة المحددة لها .
29 – ترسل القضايا المحجوزة للحكم إلى القاضي على الفور بعد إدراجها بالدفتر الخاص ، فإن كانت المحكمة قد ضربت أجلا للخصوم لتقديم مذكرات أو مستندات فتبقى القضية لدى الكاتب حتى انقضاء الأجل ثم يقوم بإرسالها على نحو ما تقدم بعد تعلية ما قد يكون قد قدم إليه واثبات تاريخ تقديمه والتوقيع على هذه البيانات جميعا .
30 – لا يجوز لكاتب الجلسة رفض استلام أي أوراق تقدم إليه من الخصوم عقب حجز الدعوى للحكم ولا بعد ميعاد التصريح بتقديمها وإنما عليه قبولها واثبات تاريخ تقديمها إليه ثم يقوم بتعليتها إن كان الملف مازال بحوزته فإن كان قد سبق إرساله للقاضي فيبعث بها إليه لإرفاقها .
31 – يجب على كاتب الجلسة فور انتهائها تمكين كاتب تنفيذ النيابة [ في حضوره وتحت بصره ] من مطالعة ملفات القضايا التي صدرت بها أحكام حضورية ليتسنى له مباشرة إجراءاته بصددها ولا يبارح محل عمله بجلسته حتى ينتهي كاتب التنفيذ من انجاز مهمته . ثم عليه تمكينه كذلك من تحرير نماذج الاحكام الغيابية والمعتبرة حضورية والصور التنفيذية في القضايا المحكوم فيها في ذات اليوم أو اليوم التالي على الأكثر .
32 – يسلم كاتب الجلسة فور انتهائها ملفات القضايا المعروضة بها لإصدار امر جنائي سواء صدر القرار بالقبول أو الرفض وكذلك التي صدرت فيها أوامر جنائية من تلقاء نفس المحكمة إلى كاتب تنفيذ النيابة لتتخذ النيابة العامة شئونها بصددها .
33 – يمسك كاتب الجلسة بدفتر إيداع مسودات الأحكام [ نموذج رقم 5 محاكم جنائية ] لإثبات إيداع الأحكام المشتملة على أسبابها والموقع عليها من القاضي . أما بالنسبة للأحكام التي لم تحرر أسبابها يوم صدورها فيتعين عليه بعد إثباتها بذات الدفتر تسليمها بنفسه للقاضي مصدر الحكم في اقرب وقت عقب صدور الحكم ليحرر أسبابها خلال الأجل المقرر قانونا ، ويتعين عليه عند ورودها استيفاء بيانات التأشير بالدفتر .
34 – يسلم الكاتب ملفات القضايا الصادرة أحكامها بعد ورود مسودات الأحكام إليه على الفور إلى قسم النسخ ليتولى نسخ الأحكام كاملة مع وجوب مراعاة مواعيد إيداع الأحكام الصادرة بالإدانة موقع عليها قبل مضي ثلاثين يوما من تاريخ صدوره .
35 – القضايا المحكوم فيها بعدم الاختصاص والإحالة يجب على كاتب الجلسة تسليمها إلى كاتب تنفيذ النيابة فور توقيعها من القاضي ، وكذلك القضايا التي يؤمر فيها بتأجيلها إلى اجل غير مسمى أو بوقفها أو باستبعادها من الرول .
36 – يجب على كاتب الجلسة فور توقيع الأحكام الصادرة من محكمة امن الدولة طوارئ تسليم ملفات القضايا إلى قسم القيودات لإرسالها إلى مكتب شئون امن الدولة للنظر في التصديق عليها .
37 – تسلم القضايا المحكوم فيها بالبراءة أو الإدانة ولم يتخذ بشأنها أي إجراء لاحق حتى نهاية شهر مايو من كل عام إلى قسم الحفظ ابتداء من أول يوليو حتى آخر أكتوبر من كل عام ، كما يسلم كاتب الجلسة الدفاتر التي بعهدته وانتهى العمل بها إلى قسم الحفظ خلال ذات الفترة من كل عام .
38 – يجب أن يتم تسليم القضايا فيما بين كتبة الجلسات وبين سائر موظفي المحكمة أو النيابة العامة بموجب سراكي يرصد بها بيان القضايا المسلمة مطابقا لما هو ثابت بأجندة الجلسة ويوقع من المستلم على السركي بتوقيع كامل مقروء ويؤرخ . وعلى المستلم مراجعة كافة أوراق كل ملف مسلم إليه على حدة والتيقن من مطابقة محتوياته للتعلية ويترتب على توقيعه على السركي بالاستلام مسئوليته عما تسلمه من ملفات وأوراق .
39 – يجب على كتبة الجلسات عند القيام بأجازة أن يسلموا جميع ما بعهدتهم ومفاتيحهم إلى من يحل محلهم وأن يكون التسليم في هذه الحالة فعليا بموجب كشوف يوقع عليها المستلم بتوقيع واضح مقروء .

 ثالثا : قسم الصور والشهادات
يمسك موظف قسم الصور والشهادات بدفتر قيد طلبات وتسليم صور الأحكام والأوراق [ أورنيك رقم 8 محاكم ] المخصص لقيد طلبات الصور والشهادات التي يطلبها المتقاضون ، ويباشر عمله وفقا للقواعد التالية :
1 – عدم قبول أي طلبات باستلام صور طبق الأصل أو شهادات من واقع الأوراق أو الجداول أو الدفاتر إلا إذا كانت مقدمة على أوراق مدموغة وتحصل عنها الرسوم المقررة والإضافية .
2 – يجب على الموظف المختص فور التقدم إليه بطلب المبادرة بإبداء المعلومات عليه من واقع القضية أو الجداول أو الدفاتر الخاصة حسب الأحوال وعرضه على رئيس المراقبة المختص .
3 – يتولى الموظف المختص نسخ الصور وتحرير الشهادات المرخص بتسليمها لطالبيها مع مراعاة استبعاد تأشيرات النيابة وأن يكون ذلك على أوراق مدموغة يلزم بها الطالب وتعفى من هذه الدمغة الصور التنفيذية الأولى للأحكام . ويوقع الكاتب على كل صفحة من صفحات الصورة أو الشهادة ثم يقوم بعرضها على رئيس المراقبة المختص لمراجعتها واعتمادها بتوقيعه وتختم كل صفحة بخاتم شعار الجمهورية الخاص بالمراقبة . ويقوم الكاتب المختص بإثبات رقم قيد الصورة أو الشهادة وتاريخ تسليمها على الطلب المقدم بشأنها ، وإرفاق الطلب وقسيمة سداد الرسوم بالقضية الخاصة مع تعليته على ملفها ليكون تحت نظر المفتش الإداري عند قيامه بتفتيش هذه العملية .
4 – يكون تقدير فئات الرسوم المقررة على الصورة أو الشهادات المطلوبة على حسب وصف التهمة عند تسليمها ، فإن كانت القضية لم يفصل فيها بعد يكون وصف التهمة حسب وصف النيابة لها . اما إذا كان قد حكم فيها فإن وصف التهمة يكون حسبما ورد في الحكم .
5 –تسلم الصور التي تطلب في قضايا مازالت متداولة بالجلسات بإذن من القاضي .
6 – لا يجوز تسليم صورة رسمية من مذكرات النيابة في القضايا ويكتفى بإطلاع أصحاب الشأن عليها .
7 – صور الأحكام ومحاضر جلسات المحاكمة تعطى لطالبيها مباشرة وإن كان الطلب خاصا بمحضر الجلسة في قضية لم يفصل فيها بعد فيعطى بإذن من القاضي وذلك بعد دفع الرسوم المستحقة عليها .
8 – لا يجوز إعطاء صور رسمية أو شمسية أو فوتوغرافية لمستندات مقدمة من المتقاضين للغير ذلك أنها ملك لمقدميها ولهم الحق في سحبها بعد صدور إذن المحكمة وتتبع هذه الأحكام حتى ولو كانت الحكومة خصما في الدعوى . ويجوز إعطاء صورة لوجه حافظة المستندات لمن يطلبها بعد دفع الرسم المستحق عن ذلك .
9 – صورة الحكم التي يكون التنفيذ بموجبها تذيل بالصيغة التنفيذية [ على الجهة التي يناط بها التنفيذ أن تبادر إيه متى طلب منها وعلى السلطة المختصة ان تعين على إجرائه ولو باستعمال القوة متى طلب إليها ذلك ] . هذه الصورة تحررت للتنفيذ بموجبها وتقيدت تحت رقم …….. سنة …. رئيس القسم وتبصم بخاتم المراقبة ويوقعها الكاتب المختص ورئيس المراقبة المختص ، ولا تسلم إلا للمدعي بالحق المدني الذي تعود عليه منفعة من تنفيذ الحكم الجائز تنفيذه . وإذا تعدد المحكوم لهم جاز إعطاء صورة تنفيذية لكل منهم بعد التأشير عليها بالمداد الأحمر بأنها معطاة لطالب التنفيذ بها بمقدار ما حكم به لصالحه .
10 – التوكيل الرسمي الذي يعطى للمحامي هو ورقة خصوصية ومن ثم لا يجوز إعطاء صورة منه إلا لأطرافه .
11- الصورة التي تعطى من القضايا الجنائية لمن صدر قرار من لجنة المساعدات القضائية بإعفائه مؤقتا من سداد الرسوم بها لقيد الرسوم المستحقة عنها طلبا مع الرسوم المستحقة على القضية .
12 – يصرح للجهات الحكومية والهيئات العامة والشركات التابعة لها باستلام صور رسمية من قرارات النيابة العامة وأسبابها وصور التحقيقات والأحكام الصادرة في القضايا بدون رسم .
13 – يراعى عدم إعطاء صورة رسمية لجزء من أقوال خصم في الدعوى أو شاهد أو جزء من تقارير الخبرة إنما تسلم صورة كاملة منها إلا إذا كان الجزء المطلوب تسليم صورة منه مستقل بذاته عن بقية الأجزاء .
14 – يراعى عدم تسليم صورة الحكم التنفيذية للمصفي أو الحارس إذا لم يكن ممثلا في الدعوى .
15 – يتعين على الكاتب المختص تمكين الخصوم من الإطلاع على أوراق القضايا ويكون الإطلاع بمعرفة الخصوم أنفسهم أو محاميهم أو وكلاء المحامين الذي يحملون ترخيصا رسميا من موكلهم وتصريح رسمي من رئيس المحكمة ويكون الإطلاع تحت إشراف الكاتب المختص ويتعين عليه أن يحصل على توقيع من يقوم بالإطلاع على القضية بما يفيد حصول الإطلاع وتاريخه .
16 – إذا طلب محام إعطائه شهادة رسمية تفيد حضوره أمام المحكمة فإنه يتعين على الموظف المختص التحقق من حضوره من واقع القضايا المدرجة بطلبه . ويجوز أن تتضمن تلك الشهادة أرقام عدة قضايا يكون قد حضر بها الطالب ويراعى تحصيل الرسوم المقررة والإضافية عن تلك الشهادة فضلا عن الدمغات المستحقة عليها .
17 – لا يجوز إعطاء الشهادات من دفاتر قسائم التحصيل عن البيانات الواردة بها كرقم القسيمة أو تاريخها أو قيمتها أو غير ذلك إلا إذا كانت تلك البيانات واردة ضمنا في شهادة ذات موضوع آخر .
18 – الشهادات التي تطلب من الجداول أو الدفاتر لا تعطى لغير المتهم أو المحكوم عليه في الدعوى لأنها تشمل نص الحكم وفي هذا معنى تسليم صحيفة حالة جنائية لغير المحكوم عليه إلا إذا كان ذلك بقرار من المحكمة ، ويجوز إعطاء الشهادات المذكورة للمدعين بالحقوق المدنية والمسئولين عنها فيما يتعلق بالدعاوى المدنية فقط وبعد سداد الرسوم المستحقة عنها .

رابعا : قسم النسخ :
يتسلم كاتب النسخ مسودة الحكم المحررة بمعرفة القاضي والرول المدون به المنطوق وكذلك غلاف القضية المظهر عليه وصف التهمة ومواد الاتهام وأسماء المتهمين ويباشر عمله على النحو التالي :
1 – يقوم الكاتب بنسخ الأحكام كاملة وفق النماذج المقررة لنسخ الأحكام الأصلية
2 – يجب على كاتب النسخ الانتهاء من نسخ الحكم وتسليمه بعد مراجعته إلى كاتب الجلسة المختص خلال عشرين يوما من تاريخ صدور الحكم على الأكثر .
3 – يكون استلام الأوراق وتسليمها كافة على السراكي المعدة لذلك .

خامسا : قسم القيودات :
يقوم موظفو الصادر والوارد بقسم القيودات بمباشرة أعمالهم وفق القواعد المعمول بها في المحاكم الابتدائية والمأموريات الكلية والمحاكم الجزئية مستخدمين ذات الدفاتر والسراكي المعمول بها .
سادسا : قسم الحفظ :
يختص كاتب الحفظ باستلام قضايا الجنح والمخالفات الصادر فيها أحكام بالبراءة أو بالإدانة من كتبة الجلسات المختصين خلال الفترة من أول يوليو حتى نهاية أكتوبر من كل عام وكذا الدفاتر والسجلات والجداول والمستندات التي ينتهي العمل فيها ويقتضي الأمر بحفظها بعد ذلك لسنة ميلادية فأكثر وذلك وفقا للقواعد التالية :
1 – توضع القضايا كل على حدة في ملفات خاصة تدون عليها أرقامها بالجداول وسنواتها وأسماء الخصوم مع تعلية جميع أرقامها على ملفاتها بإثبات أنواع تلك الأوراق وتواريخها والتوقيع على ذلك من الكاتب المسلم لها واثبات تاريخ التسليم .
ولا يجوز تسليم القضايا والأوراق إلى غرف الحفظ إلا بعد التأشير من رئيس قسم الجلسات ورئيس المراقبة الجنائية المختصين على الملفات المودعة بها بما يفيد استيفاءها وإتمام التفتيش الإداري عليها وصلاحيتها للحفظ .
2 – يقوم كاتب الحفظ بالقيد بسجلات الحفظ المستخدمة بالمحكمة
3 – يكون التسليم على السراكي المعدة لذلك
4 – على كاتب الحفظ وضع القضايا والأوراق كل على حدة في حافظة خاصة أما الجداول والدفاتر والسجلات فيخصص لها سجل آخر .
5 – على كاتب الحفظ مراجعة جميع الأوراق والدفاتر والجداول التي تسلم إليه سجلا سجلا وورقة ورقة على السراكي المعدة لذلك .
6 – على كاتب الحفظ المسارعة بتسجيل المحفوظات التي تسلم إليه بالسجلات الخاصة ثم يضعها في ارفف أو عيون .
7 – إذا اقتضى الأمر ضم أي قضية لأخرى فلا يجوز لكاتب الحفظ تسليمها إلا بعد الرجوع لرئيس المراقبة الجنائية المختص .
8 – يجب أن يقبل كاتب الحفظ الطلبات التي تقدم من الأفراد بطلب صورة من أوراق القضايا
9 – يجب على كاتب الحفظ قبل الشروع في دشت القضايا والأوراق التي حل الاستغناء عنها أن يقوم بسلخ جميع الأحكام والمستندات والعقود والدفاتر التي قد تكون مودعة فيها ، ثم يقوم بترتيب الأحكام في مجلدات حسب سنواتها وباستكمال التأشير على صور كل حكم بما تم نحو تنفيذه ، وتحفظ هذه الأحكام بصفة مستديمة ، أما المستندات والعقود والدفاتر فيثبت على كل منها رقم القضية الخاصة بها واسم مقدمها وعنوانه ويتخذ كاتب الحفظ الإجراءات اللازمة لتسليمها لأصحابها وما يتعذر تسليمه لوفاة أصحابه أو لعدم وجودهم أو لأي سبب آخر يحفظ على ذمة التسليم في دولاب خاص بغرفة الحفظ داخل ملفات يثبت على كل منها رقم القضية وسنتها وأسماء الخصوم واسم الشخص المقتضي تسليم المستندات إليه ومحل إقامته بعد التأشير على محضر الجلسة أو الحافظة المقدمة بموجبها تلك المستندات بما يفيد استخراجها من القضية ووضعها في الملف المذكور .
ويستثنى من ذلك المستندات المحكوم بتزويرها أو بطلانها فإنها تبقى في خزينة المحكمة تحت تصرف النيابة ، وتحفظ المستندات التي يتعذر تسليمها لأصحابها مدة 33 سنة من تاريخ الحكم النهائي الصادر في قضاياها ثم ينشر عنها بالوقائع المصرية وبعد مضي ستة اشهر على النشر تعدم .
أما أوراق البنكنوت المزورة المودعة في القضايا الجنائية فترسل عن طريق رئيس المراقبة المختص إلى البنك المركزي .